Captación, seguimientos, envíos de información de nuestros productos, entre otros, en muchos casos la mayoría de empresas pequeñas o emprendedores dependen de un tercero o empleado que gestiona gran parte de la información, pero muchas veces perdemos ese control de la gestión realizada con un potencial cliente o cliente actual,  por factores que no podemos controlar, tales como: Renuncio la persona encargada de dicha gestión, daños sufridos en el computador donde se almacenaba la información, enfermedad del personal, vacaciones, entre muchos otros que podemos mencionar. 

Es por ello que un CRM pensado a futuro es una de las mejores opciones e inversiones que podemos tener en nuestra empresa.

Nos permite programar actividades en función a lo que nos proyectemos como empresa sobre la gestión de mis potenciales clientes, clientes activos o recurrentes y nuestros clientes internos es decir podremos asignar tareas, seguimientos, etc.

Nos permite gestionar, seguimiento de comunicación con clientes, sus productos de interés, personas con las que hemos interactuado ya sea cliente externo, interno o proveedores, facilita nuestras búsquedas en el historial de comunicación con cada uno de ellos.

Nos facilita como gerentes de nuestro propio negocio o emprendimiento tener información real al momento de las operaciones gestionadas en la aplicación, entre otros.

El módulo de CRM permite diseñar el flujo de ventas de la empresa, con el fin de dar seguimiento a las acciones comerciales en cada paso.

Con ello, quien vende podrá crear tarjetas que identifiquen sus Leads y cada acción que realice sobre éste, permitiéndole al tomador de decisiones analizar su embudo comercial, detectar fortalezas y debilidades y accionar al respecto. En cada tarjeta creada por el vendedor, podrá elegir empresa, categoría y contacto de referencia.

Además, podrá planificar tareas (como enviar un correo electrónico o llamar), y dejar registro de notas con adjuntos (órdenes de compras, pliegos). Así, sin importar donde se encuentre, cualquier persona con permisos en la organización podrá conocer el estatus de ese prospecto.

Si ese prospecto solicita un presupuesto, el módulo de CRM se conecta nativamente al módulo de Ventas, facilitando la visualización de la información.

Otra de las características a destacar del CRM, es la gestión del calendario. Cualquier reunión que desees agendar podrás hacerlo desde la misma tarjeta creada inicialmente en el flujo de ventas, ¡y podrá estar integrada al Google Calendar!, lo cual agiliza el seguimiento al poder ver tus reuniones desde el celular.

Luego, hay otro tipo de funcionalidades que según el tipo de operativa pueden ser ideales para agilizar procesos:

1. Generación automática de Tarjetas: si cuentas con un correo electrónico genérico contacto@miempresa.com o hola@miempresa.com podrá configurarse para que cada vez que una persona escriba a dicho mail o complete datos en formulario de tu web por ejemplo, cree una tarjeta como un nuevo Lead, simplificando los tiempos en caso de generar campañas de e-mail marketing donde estos formularios pueden llegar masivamente.

2. Generación de gráficas en línea: si deseas ver de forma rápida la cantidad de tarjetas (casos) por estatus (contactado, en proceso de negociación, ganados, perdidos), es posible verlo en gráficas de barras, de líneas o circulares, simplemente haciendo clic en vista gráficas.

3. Filtros para todo: Si eres de las personas que analiza los datos de su empresa con tablas dinámicas o precisa conocer cuántos casos tuvo abierto un vendedor durante un período determinado, con los filtros es posible realizarlo de forma rápida y visual, pudiendo incluso comparar períodos en la misma pantalla.

Pero como podemos establecer parámetros en nuestro departamento de ventas que puedan ser cumplidas de manera automática, donde a nivel gerencial podamos observar en todo momento el comportamiento y tareas asignadas a un departamento comercial o a un asesor de ventas, el comportamiento de un producto o servicio, etc.

Esta fabulosa herramienta te permite gestionar toda operación de venta, desde cotizaciones, reportes en tiempo real, seguimiento, permite almacenar toda operación de ventas con clientes, gestiona tus pedidos de ventas y facilita su aprobación a tus clientes con solo una firma electrónica.

Cuenta con un portal que puedes activar para que tus clientes tengan acceso a sus presupuestos, órdenes de venta o entrega, de manera automática o inmediata sin necesidad de llamarte en caso de extravió de información y para comodidad de ambos.

El módulo de ventas permite a los vendedores crear presupuestos y pedidos adaptados a las condiciones comerciales de la empresa. Se podrán crear tarifas con diferentes monedas, para una categoría de producto o ciertos productos determinados. Se podrán aplicar descuentos, precios específicos o montos de recargos, incluso asignar otra tarifa o márgenes de referencia. Un vendedor podrá asignarle a un cliente una tarifa predeterminada con descuentos por mayoristas o preferencias por cantidad que promueven la fidelización de este con la empresa. Además de las tarifas, en la ficha de un cliente podrán definirse opcionalmente vendedor, plazos de pago, sector y contactos de referencia, contando con un amplio panorama de su perfil sin necesidad de recurrir a otros repositorios de información.

Sobre los presupuestos, es posible configurar la plantilla del presupuesto a enviar y contar con plantillas de mail por defecto, así el flujo comercial estará siempre alineado a la comunicación estandarizada de la empresa. Incluso, es posible que estos presupuestos puedan ser confirmados y firmados por los clientes en línea.

Otro de los grandes beneficios es la historia transaccional de los presupuestos y pedidos. Cuando se envía un presupuesto desde SOGE, en la sección final de este se podrá observar lo enviado al cliente, y existe la posibilidad de adjuntar documentación adicional que sirva como referencia para seguimiento a ese presupuesto. Una vez el cliente confirme el presupuesto, el mismo será transformado en un pedido desde el cual podrá gestionarse la entrega de la mercadería (en caso de aplicar) y de contar con el módulo de facturación y registrar la factura al momento.

Finalmente, el módulo de ventas cuenta con el analítico característico de la herramienta, el cual permite filtrar y agrupar gráficamente la información permitiendo a los líderes del negocio tomar decisiones rápidamente.

Está pensado para administrar contenidos sin depender de terceros o tener que entender complejos lenguajes de programación o tecnologías web, como Php, java, htlm, entre otros.

Puede ser enlazarlo con módulo de inventarios, ventas y CRM, para hacer seguimiento del comportamiento de mi producto, cotizaciones, generar un inventario o pre visualización con imágenes de nuestros productos, entre otros.

Fue pensado tanto para el creador del sitio, como para el visitante, logrando de manera rápida y segura su navegación, en la comodidad que debería tener un sitio web o e-commerce para evitar el proceso tedioso que a veces solo logra por ejemplo dejar carritos de compra abandonados por su complejidad.

El módulo Creador de sitios Web facilita un canal más de comunicación con el cliente. Permite crear de forma rápida y visual páginas gestionables por usuarios sin conocimiento en desarrollo web. Contar con un sitio conectado al sistema de gestión, permite que cualquier consulta recibida del mismo, se transforme en información consumible por el sistema, creando fichas de potenciales clientes a la instancia y agilizando los procesos de contacto por parte de los comerciales.

Si se cuenta con el módulo de encuestas activo, cualquier encuesta enviada a los clientes contará con la URL (nombre) de la página, fomentando con ello las visitas al sitio. Una función excepcional que tiene este módulo es la opción de cargar a nivel de usuario las palabras claves para posicionamiento en buscadores por página. Esto significa que si la empresa desea lanzar una línea de producto y elige promocionarla en los buscadores web, es posible promocionar sólo esa página y que Google por ejemplo te muestre entre las primeras opciones por ese producto y no por la página completa, lo que permite un reconocimiento orgánico del sitio y un mejor posicionamiento en buscadores.

Brinda reportes efectivos de tus tiempos proyectados y de tus tiempos de acabado, para que puedas medir si se cumples los objetivos o controlar el porqué de su retraso y mejorarlo.

El módulo de Fabricación permite configurar órdenes de producción que impliquen la creación de un producto basado en otros, llamados estos últimos componentes.  Es posible configurar listas de materiales que apliquen como componentes y una vez que se establezcan para próximas órdenes de producción pueden ser elegidos. También es posible de construir productos antes producidos o desecharlos. La integración nativa con el módulo de Inventario permite que todos los productos terminados sean contabilizados en el almacén correspondiente y visibles para los informes necesarios. Asimismo, en el módulo de Fabricación, la visual de gráficos y de informes está incluida pudiendo analizarse los tiempos de producción, prioridades, responsables y fechas límites.

El módulo de Reparaciones es una funcionalidad específica para quienes ofrecen servicio de mantenimiento y soporte técnico a equipamiento antes comercializado.

Las órdenes de reparación permiten elegir cliente, producto del inventario e incluir piezas a reparar, todo en una misma ficha.

Esta ficha podrá iniciar con una cotización a enviar al cliente desde el mismo sistema o podrá ser un servicio por garantía pudiendo establecer la fecha de finalización de garantía del producto. Es posible asignar a un responsable y planificar actividades que le avisen a personas del equipo estatus o tareas por hacer sobre dicha orden.

Las reparaciones pueden ser o no facturables, información que luego podrá analizarse por el tomador de decisiones.

Las órdenes de reparación también podrán categorizarse y analizarse gráficamente en pantalla por categorías. Asimismo, en cada orden de reparación es posible enviar mensajes al cliente, tener plantillas precargadas para informarle cuando una orden esté lista o enviarle un link con una solicitud de encuesta de satisfacción, por ejemplo, que luego podrá ser adjuntada en la misma orden como registro de confirmación del cliente.

Cuando hay varias reparaciones en proceso, el módulo permite en una sola pantalla con una visual tipo tablero (Kanban) presentar por etapa el estado de cada una:

• Cotización: Si la reparación no está incluida en la garantía, o la garantía ya no está vigente y amerita cobrar al cliente, es posible generar una cotización al cliente y enviarla. Incluso es posible indicar si al cliente se le debe facturar antes o después de iniciar la reparación una vez aprobada la cotización.
  
  
• En Reparación: Cuando se inicia el proceso de reparación. Allí se pueden asignar tareas, dejar registro de lo realizado en cada momento e incluso adjuntar documentos o fotos del estado de un artículo.
  
  
• Reparado: Cuando ya fue confirmada la reparación, el ticket u orden de reparación pasa ha estado reparado, con lo cual se podrá ver la cantidad de tickets finalizados. En esta etapa se podrán enviar un mensaje al cliente con adjuntos o links a encuestas de satisfacción si se desea.

Este módulo es el ideal complemento para las empresas que desean fomentar y potenciar el área de atención al cliente. Se pueden crear encuestas para validar la aceptación de un nuevo producto al mercado, la necesidad de un servicio o gestionar las conocidas encuestas de satisfacción.

Las encuestas al ser creadas pueden ser aprobadas por el área correspondiente, para así validar experiencia de usuario antes de compartir con los clientes. Es posible reusar tipos de encuestas para otras áreas, configurar distintos tipos de preguntas y podría llegar a solicitarse si se desea inicio de sesión al cliente (en caso de tener el módulo web y área clientes disponible). La versatilidad de las encuestas provee una herramienta adicional a las empresas para conocer más a sus clientes y encontrar información de calidad para el desarrollo de sus negocios.

Y si deseas más:

Existen otros módulos que permiten apoyar a la operativa del negocio. Por ejemplo, cuando se realiza ensamblado o producción interna, el módulo de Fabricación es indispensable. Si se desea ofrecer al cliente un área donde ver sus pedidos, solicitudes, el módulo de Sitio Web es necesario. Si, además, se requiere una plataforma de capacitación en línea, el módulo de e-Learning sería un excelente aliado.