1. Objetivo
PUBLISYSTEMS.S.A.S. (en adelante “Publisystems y SOGE Virtual.”) busca garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido por el artículo 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, lo dispuesto en el decreto 1377 de 2013, el decreto 1074 de 2015 y demás decretos reglamentarios que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
De conformidad con lo anterior, Publisystems y SOGE Virtual adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades propias de la empresa en desarrollo de su objeto social, garantizando de esta manera el derecho constitucional de Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales.
2. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales
Publisystems S.A.S. (Publisystems y SOGE Virtual.) tiene su domicilio en la ciudad de Cartagena y su sede principal se encuentra ubicada en la Carrera1#8-50
Teléfono:(57) 3215005079
Correo electrónico: tratamiento-datos@sogevirtual.com
Sitio web oficial: www.sogevirtual.com
3. Objeto.
El presente manual tiene como propósito garantizar el cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que señala los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, entre ellos el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial el procedimiento para la atención de consultas y reclamos de los datos recolectados, así como el manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que obtiene Publisystems y SOGE Virtual derivado de su gestión.
4. Alcance
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales de personas naturales que sean objeto de Tratamiento por parte de Publisystems S.A.S. (Publisystems y SOGE Virtual.).
Esta política aplicara a todos los trabajadores, terceros, clientes, distribuidores, proveedores o contratistas que realicen tratamiento de datos personales en desarrollo de su relación comercial o laboral con Publisystems y SOGE Virtual., o a quienes se haya encargado una labor general o específica, a partir de la cual se derive un Tratamiento particular de Datos Personales. Esta política no será aplicable cuando Publisystems y SOGE Virtual. Actué como Encargado, pues el encargo supone la delimitación de las finalidades por parte del tercero que contrata y trasmite sus bases de datos a Publisystems y SOGE Virtual. Dando instrucciones precisas frente al tratamiento que debe dársele a los Datos Personales. En este sentido cuando Publisystems y SOGE Virtual. sea Encargado del Tratamiento se someterá a la política de Tratamiento de la información del responsable de los datos.
Finalmente, esta política les aplicara a los terceros con quien Publisystems y SOGE Virtual. Haya suscrito un contrato de transmisión o transferencia de datos personales o entregue información para el desarrollo de actividades particulares, siempre que Publisystems S.A.S. (Publisystems y SOGE Virtual.) actúe en calidad de responsable.
5. Definiciones
Los términos relevantes de esta política de tratamiento de la información tendrán el significado que a continuación se le asigna, o aquel que precede al término entrecomillas dentro del paréntesis.
Autorización: Es la comunicación verbal o escrita generada por Publisystems y SOGE Virtual dirigida a los Titulares para informarle de la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y por medio de la cual haciendo click realiza una conducta inequívoca autorizando el Tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades y en los términos de esta Política.
Autorizado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como, el Titular, acreditando su identidad por los medios que tenga a su disposición, los causahabientes que acrediten esa calidad, el representante y/o apoderado acreditándose mediante apoderamiento o representación legal y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro estén acreditados
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento por Publisystems y SOGE Virtual.
Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, su profesión, el número de cédula, y otros datos contenidos en registros públicos, documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva gacetas y boletines oficiales.
Dato Semiprivado: es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí o en asocio con otros realiza el Tratamiento de Datos Personales por encargo de un responsable. En relación con los contratos estatales que suscribe Publisystems y SOGE Virtual. Con las entidades públicas, éste funge de encargado en la medida que recibe instrucciones y lineamientos con base en el objeto contractual.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos, el Tratamiento de los Datos Personales y/o los fines y condiciones del Tratamiento. Para estos efectos, el responsable será Publisystems y SOGE Virtual., sin embargo, teniendo en cuenta las actividades comerciales de Publisystems y SOGE Virtual. Este actuará como Encargado cuando realice algún Tratamiento sobre las Bases de Datos que le remitan las entidades que contratan sus servicios, siempre que éstas determinen las finalidades y lineamientos del tratamiento.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, administración, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Política de Tratamiento de la Información: Es el presente documento que contiene los lineamientos del Tratamiento de Datos Personales que surjan en cualquier tipo de Tratamiento que realice Publisystems y SOGE Virtual. sobre los Datos Personales. Particularmente, este incluye las finalidades, los tipos de Tratamiento, los derechos de los Titulares, los procedimientos para garantizar esos derechos y las personas dentro de Publisystems y SOGE Virtual. encargadas de atender las consultas, quejas y/o reclamos.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
RGDPC o Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano: es el conjunto de normas que regula el Tratamiento de Datos Personales en el territorio colombiano tales como, el artículo 15 de la Constitución Política colombiana; la ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013; el Decreto 1074 de 2015; el Decreto 886 de 2014; y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
6. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, Publisystems y SOGE Virtual. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar a recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen la materia.
Principio de Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia, las leyes aplicables y demás normas que las desarrollen. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
Principio de Libertad: El Tratamiento se ejercerá únicamente con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales que sean recolectados sin el mencionado consentimiento estarán autorizados por la Ley o por la implementación de mecanismos eficientes de comunicación, sin perjuicio de la solicitud de supresión de los Datos Personales que eventualmente pueda ser elevada por el Titular y que proceda por no mediar una obligación legal o contractual que lo impida.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de Publisystems y SOGE Virtual será de medio.
Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento por Publisystems y SOGE Virtual., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que en Publisystems y SOGE Virtual., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos.
7. Contenido De Las Bases De Datos
En las bases de datos de la ENTIDAD se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, Publisystems y SOGE Virtual puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
8. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales
8.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En las situaciones en las que Publisystems y SOGE Virtual recolecte y realice Tratamiento sobre Datos Sensibles, le informará al Titular que el otorgamiento del consentimiento en ese caso es completamente facultativo y opcional. Adicionalmente, el Titular será informado de cuál información de la recolectada es considerada como sensible.
8.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Publisystems y SOGE Virtual el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, Publisystems y SOGE Virtual deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
9. Finalidad
Publisystems y SOGE Virtual, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por Publisystems y SOGE Virtual.
Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales, así como la asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de la relación comercial.
Materializar potenciales relaciones comerciales y/o jurídicas con personas interesadas en ser clientes, proveedores o trabajadores de Publisystems y SOGE Virtual.
Hacer su propia gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo, pero sin limitarse a gestión de facturación, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión de clientes e informes a autoridades fiscales.
Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos.
Operar y mejorar su escritorio de servicios.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Transferir o transmitir la información recolectada a distintas áreas de la empresa y a sus compañías vinculadas, subsidiarias, afiliadas, controlantes y controladas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, mercadeo, promoción y publicidad entre otros).
Enviar determinadas comunicaciones de servicio obligatorias, como cartas de bienvenida (instrucciones de instalación y activación) recordatorios de pago, información acerca de asuntos de servicio técnico, comercial y anuncios de seguridad.
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Publisystems y SOGE Virtual y en sus bases de datos comerciales y operativas.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Publisystems y SOGE Virtual.
Las indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
10. Derechos de los titulares
Esta política informa y garantiza el derecho al habeas data de los Titulares como la facultad al Titular de Datos Personales de exigir a los Responsables de los Datos Personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos. En este sentido, y de acuerdo con el RGDPC, el Titular tiene los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar, modificar y rectificar los Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento de manera gratuita, de acuerdo con lo señalado en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Publisystems y SOGE Virtual, o, en su defecto, la implementación de los mecanismos eficientes o alternos de comunicación, de conformidad con el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. Esta autorización puede ser otorgada de manera verbal, escrita o por medio de conductas concluyentes como a través de un clic aceptando las condiciones y términos de uso de la página web y de esta Política en caso de los usuarios, por lo cual dicha copia puede ser un pantallazo u otro medio que pruebe el otorgamiento de la autorización.
c. Solicitar información sobre los usos y las finalidades a las que están siendo sometidos sus Datos Personales.
d. Presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Datos Personales, previa solicitud, consulta o reclamo dirigido a Publisystems y SOGE Virtual o al Encargado del Tratamiento de los Datos Personales.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en bases de datos de Publisystems y SOGE Virtual, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida el ejercicio de este derecho de supresión.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
g. Los demás derechos que sean conferidos por el Régimen de Protección de Datos Personales.
Los anteriores derechos únicamente podrán ejercerse por aquellos Titulares o Autorizados que acrediten de manera suficiente con la documentación pertinente o credenciales confiables su identificación.
11. Deberes de PUBLISYSTEMS – SOGE como responsable del tratamiento de datos personales
Publisystems y SOGE Virtual tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, Publisystems y SOGE Virtual hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
Publisystems y SOGE Virtual atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
En las actividades en que Publisystems y SOGE Virtual. Actúe como Encargado del Tratamiento, atenderá los deberes establecidos para los mismos en el artículo 18 de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
12. Fuentes de la información
Publisystems y SOGE Virtual recolecta información de las siguientes fuentes:
12.1. Directamente del Titular de la información
12.2. Automáticamente cuando el titular de la información utiliza los sitios web o aplicativos de Publisystems y SOGE Virtual.
En los sitios web de Publisystems y SOGE Virtual se utilizan cookies y otras herramientas que recolectan información de quienes los visitan; por el simple hecho de ingresar a dichos sitios web puede obtenerse de manera automática la siguiente información:
Los hipervínculos a los que ha dado click.
Información acerca del explorador que utiliza.
Detalles de las páginas que ha visto.
Su dirección IP
Los sitios que visitó antes de llegar al Portal
Teniendo en cuenta lo anterior, si el Titular de la información NO quiere que la misma sea recolectada automáticamente, deberá deshabilitar de su explorador de Internet la configuración de aceptación automática. Allí podrá bloquearla, así como detectar cuando dicha información esté siendo enviada a su equipo. Es de tener en cuenta que, si se deshabilitan las cookies, se puede ver afectada la experiencia en el sitio Web.
12.3. De otras fuentes
Publisystems y SOGE Virtual podrá obtener información personal de bases de datos públicas o de terceras personas autorizadas por el titular de los datos para compartir, transmitir o transferir información.
13. Autorización
Publisystems y SOGE Virtual solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
La autorización a Publisystems y SOGE Virtual para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: i) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de Publisystems y SOGE Virtual; ii) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad; iii) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; iv) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
Publisystems y SOGE Virtual obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, De forma oral (a través de una conversación telefónica o en videoconferencia) o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
14. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales
14.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En las situaciones en las que Publisystems y SOGE Virtual recolecte y realice Tratamiento sobre Datos Sensibles, le informará al Titular que el otorgamiento del consentimiento en ese caso es completamente facultativo y opcional. Adicionalmente, el Titular será informado de cuál información de la recolectada es considerada como sensible.
14.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Publisystems y SOGE Virtual el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, Publisystems y SOGE Virtual deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
15. Seguridad de los datos personales
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Publisystems y SOGE Virtual adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La obligación y responsabilidad de Publisystems y SOGE Virtual se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Publisystems y SOGE Virtual no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de Publisystems y SOGE Virtual y sus Encargados.
Publisystems y SOGE Virtual exigirá a los proveedores de servicios que contrata y a sus subsidiarias, filiales, empresas controlantes o controladas, subordinadas, sus distribuidores y aliados estratégicos, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas y las aquí establecidas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos terceros actúen como Encargados.
16. Área responsable de la implementación observancia de esta política y la atención al titular de los datos personales
Se designa al área de SOPORTE DATA de Publisystems y SOGE Virtual la labor de desarrollo, implementación, capacitación, observancia de esta Política, y la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, conforme a los procedimientos descritos y a través de los canales dispuestos en estas políticas.
Esta área se encuentra ubicada en el domicilio y sede principal de Publisystems y SOGE Virtual ubicada en la Avenida 3AN # 26N – 83, Cali (Valle), y puede ser contactada a través del correo electrónico proteccion-datos@sogevirtual.com.
17. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos
A continuación, se describirán los términos y la forma de presentar: (i) consultas; (ii) quejas o reclamos; o (iii) solicitudes de revocatoria de autorización o supresión de los Datos Personales. Los Titulares podrán iniciar estos procedimientos para garantizar sus derechos al habeas data o informar de un incumplimiento que, a su juicio, consideren grave en relación con las obligaciones a cargo de Publisystems y SOGE Virtual. Las peticiones elevadas por los titulares o autorizados serán respondidas en los términos legales establecidos en la ley 1581 y sus decretos reglamentarios.
Los canales que Publisystems y SOGE Virtual ha implementado para que el titular pueda ejercer sus derechos y la presentación de solicitudes respetuosas son los siguientes:
• Comunicación escrita enviada al domicilio y sede principal de Publisystems y SOGE Virtual ubicado en Carrera 1#8-50
• Solicitud presentada al correo electrónico: proteccion-datos@sogevirtual.com.
18. Vigencia
La presente política de protección de datos personales rige a partir del 30 de septiembre de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar con anterioridad a la presente.
Cualquier modificación no sustantiva de las presentes políticas no serán notificadas directamente a los Titulares. Sin embargo, el cambio del área encargada de asuntos de protección de Datos Personales, la modificación material de las finalidades, de los canales para el ejercicio de los derechos de los titulares, o de los datos de contacto de Publisystems y SOGE Virtual, serán informados a través de la página web oficial de Publisystems y SOGE Virtual www.sogevirtual.com, o por vía de correo electrónico a los Titulares, o por cualquier otro medio disponible.